POLITICI, CONTROALE ȘI PROCEDURI DE COMBATERE A SPĂLĂRII DE BANI/KYC

DOCUMENT ACTUALIZAT PE DATA DE 3 DECEMBRIE 2019

, ca membru al Grupului AC, va acționa, de asemenea, în conformitate cu prezenta Politică de Reglementări, conform acestei declarații prvind politica grupului AML/KYC.
Politica Grupului AC este ca toți membrii personalului, la toate nivelele, să participe activ în prevenirea exploatării serviciilor Grupului AC de către criminali și teroriști în scopuri de spălare de bani. Participarea are ca obiective:

  • asigurarea respectării de către Grupul AC a tuturor legilor aplicabile, instrumentelor normative de reglementare și cerințelor autorității de supraveghere a Grupului AC
  • protejarea Grupului AC și a tuturor membrilor personalului ca persoane individuale împotriva riscurilor asociate cu încălcarea legii, reglementărilor și cerințelor autorității de supraveghere
  • menținerea imaginii Grupului AC și prevenirea riscului de atingere a reputației prezentat de implicarea în activități de spălare de bani și terorism financiar
  • activități care contribuie pozitiv în combaterea criminalității și terorismului.

Pentru realizarea acestor obiective, politica Grupului AC prevede ca:

  • fiecare membru al personalului să își îndeplinească obligațiile conform rolului și poziției în cadrul Grupului AC
  • nici considerentele comerciale, nici loialitatea față de Utilizatorii Platformei nu vor avea prioritate față de angajamentul Grupului AC de a combate activitățile de spălare de bani
  • Grupul AC va desemna un expert unic, care va fi responsabil cu respectarea politicii de combatere a spălării de bani (Ofițer AC desemnat). Grupul AC va notifica autoritatea de supraveghere (dacă este aplicabil) și va furniza numele directorului responsabil al Grupului AC
  • Grupul AC va desemna un Ofițer de Raportare a Spălării de Bani (MLRO). Grupul AC va desemna un adjuct care va prelua responsabilitățile în cazul absenței MLRO. MLRO și adjunctul vor beneficia de toată asistența și cooperarea tuturor membrilor personalului în îndeplinirea atribuțiilor sarcinilor acestora
  • Grupul AC va efectua la nivelul întregii afaceri o evaluare a riscurilor de spălare de bani și terorism financiar la care este supus Grupul AC și va formula și implementa controale corespunzătoare pentru diminuarea și gestionarea eficientă a riscurilor identificate
  • Grupul AC va stabili și menține politicile și procedurile documentate, proporționale, inclusiv controale, care subliniază acțiunilor pozitive ale personalului pentru prevenirea spălării de bani și terorismului financiar în cursul desfășurării activității. MLRO va revizui aceste activități pentru a asigura caracterul continuu și corespunzător al acestora.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE EVALUARE A RISCULUI DE SPĂLARE DE BANI

POLITICĂ

Politica Grupului AC este de a identifica și evalua riscurile spălării de bani și terorismului financiar reprezentat de afacerea pe care o desfășurăm, pentru a diminua riscul prin aplicarea nivelelor corespunzătoare persoanelor și companii care utilizează platforma, conform utilizării acesteia de către compania (Utilizatorii Platformei). Utilizatorii platformei sunt, de asemenea, numiți Furnizori de Servicii, și anume, Studioul și Modelul cu care compania a încheiat un Contract Studio, respectiv, Contract Model. Modelul este, de asemenea, denumit ”Executant”. Acești Furnizori de Servicii oferă și comercializează servicii clienților (Utilizatorilor) pe Platforma SNV.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. Grupul AC va evalua riscul de spălare de bani, resprezentat de Utilizatorii Platformei și de afacerea desfășurată, comform următoarelor trei nivele:
    • nivelul cu care Grupul AC se confruntă în mod normal, care impune adoptarea de către Grupul AC a unui nivel normal de verificare prealabilă a clienților
    • un nivel excepțional de ridicat de risc care necesită un nivel crescut de verificare prealabilă a clienților
    • un nivel neglijabil de risc care necesită doar verificarea prealabilă simplificată.
  2. Grupul AC va identifica și menține lista factorilor de risc (inclusiv a celor impuși de Reglementări) asociați Utilizatorilor Platformei, produselor sau serviciilor, tranzacțiilor, canalelor de livrare și zonelor geografice de operare.
  3. Grupul AC va evalua nivelul de risc asociat cu acești factori prin analizarea indicatorilor, inclusiv:
    • caracteristicile Utilizatorilor Platformei (individuali sau corporativi, statut, locație, ocupație)
    • scopul conturilor sau angajamentelor, nivelul activelor și tranzacțiilor
    • regularitatea sau durata relațiilor de afaceri.
  4. Grupul AC va actualiza anual evaluarea riscului pentru a asigura că riscurile noi și emergente sunt adresate și că reflectă informații noi, furnizate de autoritatea noastră de supraveghere.
  5. Grupul AC va menține actualizată o evidență în scris a tuturor măsurilor luate și va furniza o evaluare de risc și informațiile care stau la baza acesteia.
  6. Riscul spălării de bani și terorismului financiar reprezentat de fiecare Utilizator al Platformei va fi evaluat:
    • în timpul procesului de acceptare a unui nou Utilizator pe Platformă (KYC), înainte de efectuarea oricărei activități.
    • oricând procesul de monitorizare continuă implementat de Grupul AC indică o schimbare în afacerea sau mediul de operare al unui Utilizator obișnuit al Platformei care poate reprezenta o schimbare în riscul de spălare de bani.
  7. Evaluarea riscului asociată Utilizatorului Platformei va fi efectuată de ofițerul responsabil AC, care va determina măsurile coresponzătoare de verificare cu privire la fiecare Utilizator al Platformei, pe baza:
    • Evaluării riscului întregii afaceri a Grupului AC
    • Evaluării nivelului de risc care apare în fiecare caz particular.
  8. Este necesară ținerea unei evidențe a evaluării relațiilor individuale ale Utilizatorului Platformei, care să confirme că evaluarea de risc a întregii afaceri a Grupului AC a fost luată în considerare și orice alți factori relevanți au fost, de asemenea, luați în considerare.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE VERIFICARE A IDENTITĂȚII UTILIZATORILOR PLATFORMEI (KYC)

POLITICĂ

Politica Grupului AC este de a verifica identitatea tuturor Utilizatorilor Platformei pentru a asigura că procedurile reflectă caracteristicile de risc ale Utilizatorului Platformei. La deschiderea unui cont pe Grupul AC, toți Utilizatorii Platformei vor fi verificați pe baza următoarelor proceduri.

A. CONTROALE ȘI PROCEDURI PENTRU UTILIZAREA PLATFORMEI (SNV)

Utilizatorii Platformei care oferă și comercializează servicii pe Platforma SNV – Modele și Studiouri – care acționează sub forma unei entități corporative trebuie să furnizeze următoarele informații:

  • Nume Companie
  • Număr oficial de înregistrare
  • Formă socială
  • Țara sediilor
  • Adresa sediilor
  • Dacă este cazul, număr TVA intracomunitar
  • Adresă de corespondență de contact
  • Număr de telefon
  • Toate informațiile despre beneficiarii efectivi.

Ofițerul AC responsabil va verifica încorporarea (dacă este aplicabil) și înregistrarea Utilizatorului Platfomei și va lua toate măsurile necesare pentru a determina care sunt beneficiarii principali efectivi, iar persoanelele cu control semnificativ și identitățile acestora vor fi verificare conform acestei proceduri.

B. Utilizatorii Platformei care oferă și comercializează servicii pe Platforma SNV – Modelele și Studiourile – care nu activează sub forma unei entități corporative, vor furniza următoarele informații:

  • Numele sau identitatea Studioului/Modelului non-individual
  • Țara de rezidență
  • Adresa
  • Numărul de telefon și adresa de corespondență de contact
  • O exonerare prin care se declară obligațiile de achitare a oricăror taxe și o declarație prin care se atestă că acționează ca o entitate non-legală în țara sa (micro-întreprinderi).
Verificarea identității
  1. Membrul personalului care efectuează verificarea identității va finaliza procesul verificând ca Studioul/Modelul nu fac obiectul sancțiunilor sau altor măsuri normative, utilizând metode de depistare stabilite de MLRO. (Lista neagră de teroriști internaționali, verificare prin SMS telefonic).
  2. Pentru Studio/Model, verificările de identitate vor fi efectuate prin examinarea:
    • unui document cu fotografie care confirmă numele Managerului Studioului/ Modelului, precum pașaport valid
    • unei fotografii cu un anumit document de identitate alături de față
    • unui document care să confirme adresa Managerului Studiului/ Modelului, precum o factură de utilități (mai recentă de 3 luni, nu sunt admise facturi de telefon mobil). Acest document este solicitat chiar și în cazul în care documentul care confirmă numele afișează și adresa. MLRO al Grupului AC va prezenta o listă cu documente sau informații acceptabile, obținute din surse de încredere, independente de Studio/Model:
    • doar copia color HD a documentului va fi acceptată pentru examinare.
    • este necesară evaluarea de risc prealabilă a surselor de informații deținute electronic.
  3. În cazurile în care un Utilizator al Platformei nu poate furniza unul dintre documentele acceptabile, Ofițerul AC responsabil va lua decizia de evaluare a riscului cu privire la acceptarea documentelor disponibile, consultând MLRO, dacă este cazul.
  4. În cazul în care Managerul Studioului/Modelul nu este rezident european sau nu va fi văzut în persoană (aceasta înseamnă via webcam) de membrul personalului care efectuează verificarea, Ofițerul AC responsabil va lua decizia de evaluare a riscului cu privire la măsurile de verificare care pot fi acceptate, consultând MLRO, dacă este cazul.
Verificarea beneficiarului efectiv
  1. În cazul în care Modelul nu este beneficiarul efectic al activelor implicate, Ofițerul AC responsabil va lua măsurile necesare pentru a determina care este beneficiarul efectiv și va lua măsuri rezonabile pentru a-i verifica identitatea, conform acestei proceduri.
  2. MLRO va pregăti un format de utilizare de către Ofițerul AC responsabil pentru solicitarea verificării identității și informațiilor despre beneficiarul efectiv de la Studio/Model și o procedură de monitorizare, atunci când solicitările nu sunt îndeplinite în perioada normativă.
  3. Dacă toate măsurile posibile de identificare a beneficiarului efectiv al unui Studio/Model non-individual au fost epuizate fără succes și înregistrate, Ofițerul AC responsabil va solicita aprobarea MLRO pentru a fi acordată pe baza unei evaluări a riscului, de a considera persoana cea mai în vârstă responsabilă cu gestionarea Studioului/Modelului non-individual drept beneficiar efectiv.
  4. În ceea ce privește beneficiarul(ii) efectiv(i) al(i) Studioului/Modelelor non-individuale, sunt necesare următoarele informații:
    • Titlu
    • Nume și prenume
    • Țara de rezidență
    • Adresa
    • Data nașterii
    • Țara de origine
    • Număr ID
    • Motivul pentru care individul este UBO (procent capital/proprietate direct sau indirect etc.)
  5. În cazul în care Utilizatorul Platformei este o companie listată sau o firmă reglementată, Ofițerul AC reponsabil va verifica dacă Utilizatorul Platformei este înregistrat corespunzător și dacă persoana cu care Grupul AC interacționează este autorizată să acționeze în numele Utilizatorilor Platformei și va verifica identitatea acelei persoane conform acestei proceduri, precum și identitatea Studioului/Modelului non-individual.
  6. În toate cazurile evaluate care prezintă un risc mai mare de spălare de bani, în care este necesară verificarea prealabilă amănunțită a Utilizatorului Platformei, Ofițerul AC reponsabil va consulta MLRO pentru a decide măsurile suplimentare de verificare a identității Utilizatorului Platformei.
  7. Toate procesele de verificare a identității, precum și acțiunile luate pentru verificarea identității Studiourilor/Modelelor non-individuale vor fi înregistrate. Aceasta va include păstrarea fotocopiilor tuturor documentelor furnizare și schimburilor de corespondență prin e-mail.
  8. Atât în cazul Studioului/Modelului individual, cât și non-individual, Ofițerul AC reponsabil va colecta informații de referință despre contul bancar al Studioului/Modelului respectiv.
    • Bic sau IBAN
    • Numele instituției în care este deținut contul
    • Adresa instituției respective
  9. Atât în cazul Modelelor/ Studiourilor individuale, cât și al beneficiarilor efectivi ai Modelelor/Studiurilor, se va monitoriza dacă o astfel de persoană poate fi considerată ”persoană expusă din punct de vedere politic”. La deschiderea unui cont, vor fi adresate următoarele întrebări:
    • Sunteți o persoană expusă din punct de vedere politic, mai exact, sunteți un individ căruia îi este sau i-a fost încredințată o funție proeminentă?  D/N
    • Sunteți asociat(ă) cu o astfel de persoană (familie, asociat apropiat)? D/N
    • Dacă da, vă rugăm să indicați numele și funția persoanei care justifică acest statut.

POLITICA ȘI PROCEDURA PENTRU CUNOAȘTEREA AFACERII UTILIZATORULUI PLATFORMEI CA PARTE A VERIFICĂRII PREALABILE A CLIENTULUI (CDD)

POLITICĂ

Politica Grupului AC este de a obține informații care permit evaluarea scopului și caracterului intenționat a fiecărei relații a Utilizatorului Platformei cu Grupul AC. Aceste informații Cunoaște Afacerea Clientului vor permite Grupului AC să mențină procesul continuu de avaluare a riscului, și să observe schimbări sau anomalii în interațiunile Utilizatorului Platformei care ar putea indica activități de spălare de bani.
Politica Grupului AC este de a nu oferi servicii sau de a înceta furnizarea serviciilor sale pe platformă, dacă nu se poate obține o înțelegere satisfăcătoare a naturii și scopului afacerii Utilizatorului Platformei.

CONTROALE ȘI PROCEDURI (managementul securității conform prevederilor documentului ”Politică AML și Instrumente Fraudă”)

  1. Ofițerul AC responsabil va obține informații privind Cunoaște Afacerea Clientului Tău de la Studio/Modele (atât individuale, cât și non-individuale) pe platformă:
    • la acceptarea de către Studio/Modele a oricărei schimbări semnificative în contractele Studio/Model, precum mărimea sau frecvența tranzacțiilor, caracterul afacerii desfășurate, implicarea în noi părți sau jurisdicții ca exercițiu continuu prin relația cu Utilizatorul Platformei.
  2. Informațiile Cunoaște Afacerea Clientului Tău despre Utilizatorii Platformei vor include, dar fără a se limita la:
    • scopul sau necesitatea și justificarea afacerii privind serviciile pe care Utilizatorul Platformei le vinde pe platformă ca Studio/Model Utilizatorilor și prin utilizarea portofelului electronic pentru plățile Utilizatorilor Platformei.
    • proveniența fondurilor sau activelor implicate în vânzările Utilizatorului Platformei.
    • natura, mărimea, frecvența, sursa și destinația tranzacțiilor anticipate ale Studioului/Modelului (volumul și destinația tranzacțiilor)
    • justificarea afacerii pentru toate utilizările structurilor și entităților (dacă este aplicabil)
    • contrapărțile și jurisdicțiile în cauză.
  3. Informațiile vor fi obținute prin adresarea întrebărilor pertinenete Utilizatorului Platformei, iar răspunsurile oferite de Utilizatorul Platformei vor fi verificate, acolo unde este posibil, în cursul desfășurării normale a relațiilor (chestionar Utilizator Platformă).
  4. Informațiile furnizare de către Utilizatorul Platformei vor fi înregistrate în contul Utilizatorului Platformei, pentru a asista la monitorizarea viitoare a relației Utilizatorului Platfomei (Steag pe monitorizarea contului).
  5. Răspunsurile care nu sunt ușor de verificat vor fi, în orice caz, analizate împreună cu alte detalii cunoscute despre sau oferite de Utilizatorul Platformei pentru a verifica dacă toate datele sunt consistente și plauzibile.
  6. În cazul în care răspunsurile oferite de Utilizatorul Platformei sunt neplauzibile sau inconsistente cu alte informații, sau în cazul în care Utilizatorul Platformei nu dorește să ofere răspunsuri satisfăcătoare la întrebările de verificare prealabilă, Ofițerul AC responsabil va lua în considerare dacă Grupul AC ar trebui să înceapă sau să înceteze relația de afaceri.
  7. Informațiile Cunoaște Afacerea Clientului Tău sau lipsa acestora vor fi luate în considerare de tot personalul atunci când se evaluează motivele posible pentru a suspecta activități de spălare de bani.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE MONITORIZARE CONTINUĂ A UTILIZATORILOR PLATFORMEI

Grupul AC va monitoriza în orice moment următoarele evenimente și va solicita o explicație satisfăcătoare:

  • Schimbarea datelor bancare
  • Schimbarea locației
  • În ceea ce privește Studiourile/Modelele non-individuale: Schimbare în management/schimbarea benefiarului efectiv

Auditurile vor fi efectuate la data aniversară, adică data la care Studioul/Modelul s-a înregistrat pe platformă. O alertă va notifica echipa atunci când este necesară efectuarea controalelor.

Consecința acestor audituri poate fi luarea unor măsuri adiționale (solicitarea unor documente adiționale, verificări adiționale, etc.), care trebuie documentate în dosarul Utilizatorilor Platformei (care conține date, documente justificative, informații de monitorizare AML).

Aceste audituri pot duce, de asemenea, la o nouă evaluare a nivelului de verifiare aplicat Utilizatorului Platformei, chiar până la terminarea relației de afaceri. O astfel de decizie poate fi luată de deținătorul Grupului AC, la consilierea MLRO și a persoanei responsabile cu controlul intern.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE MENȚINERE A ÎNREGISTRĂRILOR VERIFICĂRILOR UTILIZATORILOR PLATFORMEI

POLITICĂ

Politica Grupului AC este de a stabili și menține sisteme pentru păstarea înregistrărilor investigațiilor efectuate și informațiilor obținute prin verificările Utilizatorilor Platformei cu scop AML, și de a se asigura că aceste înregistrări sunt accesabile, conform prevederilor legale și de reglementare. Aceste înregistrări vor include, dar fără a se limita la detalii înregistrate în scopuri de contabilitate și de dezvoltare a afacerii.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. La colectarea informațiilor privind Utilizatorul Platformei AML, Ofițerul AC responsabil se va asigura că:
    • informațiile colectate sunt înregistrate într-un mod consistent în contul Utilizatorului Platformei sau în alt loc corespunzător, și că înregistrările păstrate în locuri diferite sunt examinate încrucișat, acolo unde este cazul, pentru ca infomațiile să fie accesibile și comprehensibile pentru alți membri autorizați ai personalului, inclusiv MLRO.
    • vor fi înregistate toate cazurile în care informațiile solicitate nu au fost furnizate sau explicațiile furnizate nu au fost satisfăcătoare.
  2. Grupul AC va avea sisteme pentru arhivarea, în mod obișnuit, a înregistrărilor, împreună cu înregistrările de contabilitate ale Grupului AC pentru a asigura disponibilitatea acestora pentru un minumin de cerințe legale de la data finalizării tranzacției sau a investigației.
  3. Grupul AC va avea sisteme de recuperare a datelor care vor facilita recuperarea completă și rapidă a tuturor înregistrărilor relevante de către personalul autorizat pentru a răspunde complet anchetelor efectuate de autoritățile financiare.
  4. Grupul AC va implementa proceduri care să asigure că orice date cu caracter personal obținute sunt procesate doar în scopuri de prevenire a activităților de spălare de bani și terorism financiar.
  5. Fiecare document și informație colectată la deschiderea contului, cu privire la identitatea Studioului/Modelului, dacă este aplicabil, beneficiarului efectiv (UBO), precum și toate informațiile colectate în timpul relației de afaceri, trebuie păstrate timp de 5 ani de la data închiderii contului. În plus, în fiecare an, istoricul tuturor tranzacțiilor efectuate de la începutul anului trebuie păstrate timp de 5 ani. Grupul AC păstrează toate documentele cu date rezultate din relația de afaceri cu Studioul/Modelul prin arhivarea acestora, conform condițiilor și metodelor care garantează integritatea acestora, pe un suport permanent, respectând Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
  6. Grupul AC va oferi noilor Utilizatori ai Platformei următoarele informații, înainte de înregistrarea pe Platforma SNV:
    • o declarație conform căreia toate datele cu caracter personal primite la înregistrare vor fi procesate doar în scopul prevenirii activităților de spălare de bani și terorismului financiar. (GDPR)
  7. Grupul AC va implementa o procedură pentru a identifica datele cu caracter personal relevante pentru ștergere la sfârșitul perioadei legale de păstrare a datelor, cu excepția cazurilor în care:
    • acestea sunt necesare în proceduri judiciare
    • persoana vizată a oferit consimțământul expres pentru păstrarea datelor respective.
  8. Pentru conturile înregistrate pe Platforma SNV care au făcut obiectul unui raport de suspiciune, se vor recupera separat înregistrările relevante din arhivele obișnuite ale Grupului AC, și nu vor fi distruse, chiar și după ce perioada legală de păstrare a datelor a expirat, fără confirmarea din partea MLRO că acestea nu mai sunt necesare ca parte a unei investigații.

POLITICA ȘI PROCEDURA PENTRU RAPORTAREA INTERNĂ DE SUSPICIUNI

POLITICĂ

Politica Grupului AC este ca fiecare membru al personalului să rămână vigilent în ceea ce privește activitățile de spălare de bani și să raporteze orice și fiecare suspiciune pentru care există motive rezonabile, conform procedurii Grupului AC.
Expectativele pentru fiecare membru individual al personalului de a răspunde eventualelor suspiciuni va fi adecvată poziției sale în Grupul AC. Nu se așteaptă de la nimeni o perspectivă sau înțelegere mai mare decât este adecvat rolului său.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. Fiecare membru al personalului trebuie să rămână vigilent la posibilitatea ca serviciile Grupului AC să fie utilizate în scopuri de spălare de bani sau ca în cursul activității sale să descopere proprietăți criminale sau teroriste.
  2. Vigilența la posibilitatea unor activități de spălare de bani trebuie combinată cu cunoștințele necesare despre activitățile normale ale Utilizatorului Platformei pentru ca membrii personalului să poată identifica factorii anormali care pot reprezenta cauze posibile de suspiciune.
  3. Un membru al personalului care ia la cunoștință o posibilă suspiciune, va colecta informațiile relevante, disponibile și va decide dacă există motive rezonabile pentru a suspecta o activitate de spălare de bani. Orice informație suplimentară obținută și, în special, orice explicații privind instrucțiuni sau tranzacții neobișnuite, vor fi înregistrate în conturile înregistrate pe platformă în mod obișnuit, însă nicio mențiune a suspiciunii de spălare de bani nu va fi înregistrată în aceste conturi.
  4. Cerința de a colecta informații relevante nu se extinde la cercetare sau investigație, dincolo de utilizarea surselor de informații disponibile în cadrul Grupului AC.
  5. Dacă după colectarea și analizarea informațiilor disponibile în mod obișnuit, membrul personalului are certitudinea că nu sunt prezente motive rezonabile de suspiciune, nu se vor lua măsuri ulterioare.
  6. Un membru al personalului care decide, pe baza analizei informațiilor colectate, că ar putea exista motive de suspiciune, în condiții normale, va aduce problema în atenția Ofițerului AC responsabil. Dacă, în urma discuției, ambii sunt de acord că nu există motive de suspiciune, nu se vor lua măsuri ulterioare.
  7. Niciun membru al personalului nu este obligat să discute o suspiciune de spălare de bani cu Ofițerul AC responsabil. Aceștia pot contacta direct MLRO, fără a oferi un motiv.
  8. Dacă în urma unei posibile suspiciuni a unui membru al personalului, sau ca rezultat al propriilor observații, Ofițerul AC responsabil decide că există motive rezonabile pentru a suspecta activități de spălare de bani, acesta poate trimite un raport de suspiciune către MLRO, sub formatul specificat de MLRO în acest scop.
  9. Un raport de suspiciune internă nu duce la încălcarea confidențialității, și niciun membru al personalului nu va omite să întocmească un raport intern din acest motiv.
  10. Dacă un raport de suspiciune rezultă dintr-o chestiune ridicată de un membru al personalului de suport, Ofițerul AC responsabil trebuie să ofere asistență în scris că un raport a fost trimis cu referire la chestiunea discutată pe o anumită dată, fără a include numele persoanei(lor) suspectate. Aceasta confirmă membrului personalului care a ridicat chestiunea că obligațiile legale de a raporta au fost îndeplinite. (format procedură de raportare)
  11. În cazurile în care orice membru al personalului formulează o suspiciune de activitate de spălare de bani, dar Ofițerul AC responsabil nu este de acord că există motive rezonabile de suspiciune, membrul personalului care formulează suspiciunea trebuie să-și îndeplinească obligația legală de a trimite un raport de suspiciune de activitate de spălare de bani către MLRO, în formatul specificat de MLRO în acest scop. Ofițerul AC responsabil trebuie să recunoască această cerință legală și să asiste membrul personalului în îndeplinirea cerinței.
  12. Un membru al personalului care formulează sau ia la cunoștință o suspiciune de activitate de spălare de bani nu va discuta despre aceasta cu nicio parte externă sau cu un alt membru al personalului, cu excepția cazului în care acesta este implicat direct în chestiunea care cauzează motive de suspiciune.
  13. Niciun membru al personalului nu va divulga, în niciun moment, suspiciunea de spălare de bani persoanei suspectate (inclusiv o parte externă). Dacă apar aspecte care ar putea provoca dificultăți, membrul personalului trebuie să solicite și să urmeze instrucțiunile MLRO.
  14. Nu se vor întocmi copii sau înregistrări pentru rapoartele de suspiciune de spălare de bani, cu excepția celor întocmite de MLRO, care va păstra aceste înregistrări securizate și separat față de conturile Utilizatorilor Platformei Grupului AC și alte registre de informații.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE DIVULGARE FORMALĂ CĂTRE AUTORITĂȚI

POLICĂ

Politica Grupului AC este ca Ofițerul de Raportare a Spălării de Bani (sau, în caz de absență, adjunctul MLRO) va primi și evalua rapoarte interne de suspiciune și va decide dacă este necesară divulgarea formală a acestora către autorități. În cazul în care se decide acest lucru, MLRO va formula un raport formal de divulgare în numele Grupului AC, utilizând mecanismul corespunzător.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. La primirea unui raport de suspiciune de spălare de bani din partea unui membru al personalului, MLRO va confirma primirea raportului în scris, cu data și numărul unic de dosar incluse în referințele raportului, fără a include numele persoanei(lor) suspectate. Aceasta va confirma membrului personalului că obligația legală de raportare a fost îndeplinită.
  2. MLRO va începe și menține un jurnal al progresului raportului. Acest jurnal va fi securizat și nu va fi inclus în contul Utilizatorului Platformei.
  3. Ca urmare a primirii unui raport, MLRO va colecta toate informațiile relevante deținute de Grupul AC și va efectua toate verificările necesare ale membrilor personalului oriunde în cadrul grupului AC pentru a evalua corespunzător raportul. MLRO va decide apoi dacă există motive rezonabile de suspiciune și va lua o decizie privind obligația Grupului AC de a întocmi un raport formal de divulgare către autorități.
  4. Înainte de întocmirea efectivă a raportului formal de divulgare către autorități, MLRO va solicta sfatul deținătorului Grupului AC. Deținătorul Grupului AC va lua decizia finală privind necesitatea de întocmire a raportului formal de divulgare către autorități.
  5. Toți membrii personalului, oriunde în cadrul Grupului AC, vor răspunde tuturor întrebărilor adresate de către MLRO în scopul evaluării raportului de suspiciune. Informațiile oferite de MLRO ca răspuns la aceste întrebări nu încalcă prevederile politicii de confidențialitate/profesionale și niciun membru al personalului nu va omite să ofere informații din acest motiv.
  6. Dacă se decide că un raport formal de divulgare este necesar, MLRO va întocmi un astfel de raport de divulgare prin mecanismele corespunzătoare.
  7. MLRO va documenta în jurnalul raportului motivele care stau la baza deciziei de a întocmi sau de a nu întocmi raportul formal de divulgare.
  8. MLRO va informa, unde este cazul, inițiatorul raportului intern dacă s-a întocmit sau nu un raport formal de divulgare.
  9. MLRO va informa toți membrii personalului și doar acei membrii ai personalului care este necesar să ia la cunoștință suspiciunea pentru a se proteja și pentru a proteja Grupul AC împotriva infracțiunilor de spălare de bani legate de orice afacere asociată.
  10. Ca urmare a divulgării formale, MLRO va lua măsurile solicitate de autorități privind divulgarea.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE BLOCARE/CONTINUARE A CONTULUI ÎNREGISTRAT PE PLATFORMĂ ÎN URMA UNUI RAPORT DE SUSPICIUNE

POLITICĂ

Politica Grupului AC este ca din momentul apariției suspiciunii de spălare de bani, contul înregistrat să fie blocat. Considerentele comercile sau dificultățile cauzate de întrebările persoanei înregistrate pe platformă despre blocarea contului său nu vor avea prioritate față de obligațiile legale ale Grupului AC în această privință.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. De îndată ce un membru al personalului formulează sau ia la cunoștință o suspiciune de activități de spălare de bani, contul înregistrat va fi blocat.
  2. Dacă există orice probabilitate de luare la cunoștință că un cont înregistrat a fost blocat, de exemplu, ca urmare a unei tranzacții anticipate nefinalizate, membrul personalului în cauză trebuie să contacteze MLRO pentru a solicita instrucțiuni privind abordarea problemei.
  3. La primirea unui raport de suspiciune, MLRO va instrui inițiatorul raportului și orice alt membru al personalului implicat să blocheze contul înregistrat care face obiectul suspiciunii.
  4. Atunci când un cont înregistrat este blocat, MLRO va evalua raportul de suspiciune cât mai repede posibil pentru a decide dacă este necesară divulgarea către autorități.
  5. Dacă MLRO decide că nu există motive rezonabile pentru a suspecta activități de spălare de bani, acesta va fi de acord cu continuarea contului înregistrat sub autoritatea acestuia.
  6. Dacă MLRO decide că este necesară divulgarea către autorități, acesta va solicita acordul de a continua din partea deținătorului Grupului AC cât mai repede posibil. Deținătorul Grupului AC va lua decizia finală cu privire la continurea contului înregistrat în numele Grupului AC.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE INSTRUIRE ÎN COMBATEREA SPĂLĂRII DE BANI (AML)

POLITICĂ

Politica Grupului AC este ca recrutarea întregului personal nou să includă o evaluare, conform prevederilor secțiunii 48(2) din Reglementările Europene privind Spălarea de Bani. (sursă Directive Europene AML PDF 2018). Evaluarea va avea loc înainte de programare și la intervale regulate în timpul programării a întregului personal.
Politica Grupului AC este ca întregul personal care se ocupă de conturile înregistrate sau care accesează conturile înregistrate să primească instruire de combatere a activităților de spălare de bani pentru a asigura un nivel adecvat de cunoștințe și înțelegere, și instruire continuă, cel puțin anual, pentru a menține conștientizarea și pentru a asigura că obligațiile legale ale Grupului AC sunt îndeplinite.
Politica Grupului AC este ca întregul personal care se ocupă de conturile înregistrate sau care are acces la datele cu caracter personal ale unor astfel de conturi să primească instruire cu privire la legislația aplicabilă pentru protecția datelor pentru a asigura un nivel adecvat de cunoștințe și înțelegere, și instruire continuă, cel puțin anual, pentru a menține conștientizarea și pentru a asigura că obligațiile legale ale Grupului AC sunt îndeplinite.
MLRO, în cooperare cu ofițerul de instruire al Grupului AC și ofițerul responsabil cu protecția datelor, vor asigura că instruirea este disponibilă pentru întregul personal, conform expunerii acestuia la riscul de spălare de bani și protecție a datelor și că sunt luate măsuri de verificare și înregistrare că instruirea a fost efectuată și personalul a dobândit un nivel adecvat de cunoștințe și înțelegere.
Datorită seriozității obligațiilor individuale privind Legea și Reglementările și posibilele sancțiuni, MLRO se va asigura că informațiile despre aceste obligații individuale sunt disponibile tuturor membrilor personale în orice moment.
Obiectivele instruirii sunt de:

  • Dezvoltare a reflexelor de combatere a activităților de spălare de bani
  • Conștientizare a membrilor personalului pentru a își menține reflexele de combatere a activităților de spălare de bani
  • Actualizare a cunoștințelor colective și operaționale privind riscurile combaterii activităților de spălare de bani
  • Instruire a membrilor personalului de a identifica activități suspecte
  • Instruire a membrilor personalului pentru a formaliza noi tipuri de cazuri cu potențial de risc
  • Verificare a cunoștințelor privind procedurile și obligațiile ulterioare

Instruirea întregului personal nou este parte a procesului de integrare, sub responsabilitatea șefului de control intern. Șeful responsabil cu respectarea procedurilor va ține sesiunile de instruire. Sesiunile pot fi ținute prin conferință web.
Fișele de susținere și de prezență la instruire trebuie păstrate pentru cel puțin 5 ani de la plecarea unui anumit colaborator.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. În urma programării, evaluarea personalului conform secțiunii 48(2) din Reglementările Europene privind Spălarea de Bani va fi încorporată în procesul de evaluare obișnuit al personalului Grupului AC.
  2. MLRO, în cooperare cu ofițerul de instruire al Grupului AC, va evalua metodele, produsele și serviciile alternative de instruire în combaterea activităților de spălare de bani pentru a implementa activități adecvate de instruire disponibile tuturor membrilor personalului care se ocupă de conturile înregistrate.
  3. Instruirea adecvată va lua în considerare:
    • necesitatea de a obține un nivel corespunzător de cunoștințe și înțelegere a rolului individual în cadrul Grupului AC
    • necesitatea de a menține un nivel corespunzător prin sesiuni de instruire continue pentru reîmprospătarea cunoștințelor
    • practicabilitatea desemnării unor programe diferite personalului cu roluri diferite pe bază de risc
    • costul și eficiența ca timp a metodelor alternative și canalelor media disponibile.
  4. Programul de instruire va include metode de confirmare că fiecare individ a obținut un nivel corespunzător de cunoștințe și înțelegere, fie prin testare formală, evaluare prin discuții informale, sau alte metode.
  5. O considerație specială va fi acordată necesităților de instruire a membrilor managementului superior și a echipei de conformitate.
  6. MLRO va:
    • informa fiecare membru al personalului despre programul de instruire pe care are obligația să-l urmeze și intervalul de timp pentru finalizarea acestuia
    • verifica dacă fiecare membru al personalului a finalizat programul desemnat de instruire, prin trimiterea de notificări celor care nu au finalizat programul de instruire în intervalul de timp stabilit
    • trimite deținătorului Grupului AC cazurile în care membrii personalului nu răspund la notificări și nu au finalizat programul desemnat de instruire
    • păstra evidența instruirii finalizate, inclusiv a rezultatelor testelor și a altor evaluări care demonstrează că fiecare membru al personalului a obținut un nivel corespunzător de competență La finalizarea ciclului de instruire, MLRO va asigura continuitatea instruirii, luând, de asemenea, în considerare:
    • eficiența programului finalizat
    • necesitatea de a menține actualizate informațiile despre schimbările legislative și de reglementare
    • îndrumarea și practica.
  7. MLRO va determina necesitățile de instruire ale rolului său și se va asigura că obține cunoștințele și înțelegerea corespunzătoare, conform cerințelor pentru îndeplinirea obligațiilor desemnării.

POLITICA ȘI PROCEDURA DE MONITORIZARE ȘI MANAGEMENT AL CONFORMITĂȚII

POLITICĂ

Politica Grupului AC este de a monitoriza conformitatea cu cerințele legale și de reglementare privind combaterea activitățior de spălare de bani și de a efectua un audit independent de conformitate cu măsurile de combatere a activităților de spălare de bani anual, iar rezultatele acestora vor fi luate în considerare pentru a se stabili recomandări corespunzătoare de acțiune.
Deținătorul Grupului AC va desemna autoritatea și resursele necesare pentru implementarea continuă a regimului de conformitate privind măsurile de combatere a activităților de spălare de bani.

CONTROALE ȘI PROCEDURI

  1. MLRO va monitoriza continuu toate aspectele politicilor și procedurilor Grupului AC de combatere a activităților de spălare de bani, precum și schimbările și dezvoltările în mediul legal și de reglementare care poate avea un impact asupra evaluării de risc a afacerii Grupului AC. Orice deficiențe în respectarea măsurilor de combatere a activităților de spălare de bani care necesită rectificare urgentă vor fi soluționate imediat de către MLRO, care va raporta astfel de incidente deținătorului Grupului AC, atunci când este cazul, și va solicita orice suport necesar.
  2. MLRO va facilita și asista auditorul independent în efectuarea auditului anual al conformității măsurilor de combatere a activităților de spălare de bani ale Grupului AC. Acest raport va include:
    • un rezumat al profilului și vulnerabilităților Grupului AC privind riscul de spălare de bani, precum și informații despre metodele privind modificarea și evoluția acestora
    • un rezumat al oricăror schimbări în mediul(mediile) de reglementare în care operează Grupul AC și al modurilor în care Grupul AC este afectat
    • un rezumat al activităților de combatere a spălării de bani din cadrul Grupului AC, inclusiv numărul de rapoarte interne de suspiciune primite de MLRO și numărul de divulgări trimise autorităților
    • detaliile oricăror deficiențe de conformitate pentru care s-au luat măsuri, precum și rapoarte cu rezultatele obținute
    • detaliile oricăror deficiențe de conformitate pentru care s-au luat măsuri, precum și acțiunile recomandate și suportul de management necesar
    • o schiță a planurilor pentru dezvoltarea continuă a regimului de combatere a spălării de bani, inclusiv instuire continuă și activități de conștientizare a întregului personal relevant
  3. În cazurile unde sunt indicate măsuri manageriale, deținătorul Grupului AC va decide măsurile corespunzătoare care trebuie luate.